De koppeling tussen Spotler CRM, Mail+ en Momice helpt je om evenementen tot een geïntegreerd onderdeel van je bedrijfsstrategie te maken. Zodra de systemen zijn verbonden, kun je zeer gerichte gastenlijsten opstellen op basis van e-mail, eerdere evenementen, bedrijfs- en contactgegevens. Registratie- en aanwezigheidsgegevens van evenementen worden automatisch vanuit Momice in Spotler CRM geïmporteerd en meer dan 30 dagen bewaard. Zo kun je toekomstige rapportages opstellen, deze combineren met e-mailgedrag en je volgende tactieken en strategieën ontwikkelen. Geen handmatige exports en imports meer, geen verspreide Excel-bestanden en geen gemiste follow-ups.

Aan de slag

Hoe je aan de slag gaat, hangt af van hoe je de registraties verwerkt. Gebruik je Mail+ om inschrijvingen voor je evenement te registreren, of laat je Momice het voortouw nemen? In dit artikel worden beide aanpakken stap voor stap uitgelegd:

• Aanpak 1 (Registration vind plaats in Momice)
• Aanpak 2 (Registration vind plaats in Mail+)

Aanpak 1 (Registratie vind plaats in Momice)

Wanneer je Momice gebruikt om deelnemers voor evenementen te registreren, volg je deze stappen:

1. Creëer een lijst voor genodigden in Spotler CRM
2. Stel de event registratie in met Momice
3. Gebruik de check-in app van Momice
4. CRM segmentaties en monitoring
5. CRM Rapportages

1. Creëer een lijst voor genodigden in Spotler CRM

Na een succesvolle integratie, start je met het creëren van een uitgenodigden-lijst in Spotler CRM.

Creëer een lijst

• Ga naar Marketing > Lists

• Klik op +Add

  

• Geef je lijst een naam en zet Type op Dynamic. Een dynamische lijst update automatisch een contact wanneer deze aan de criteria voldoet. Zorg er voor dat je de toggle switcht naar Sync to Spotler. Dit zorgt ervoor dat de lijst naar Momice en Mail+ wordt gesynct. 

  

• Klik op Save.
• Klik op de tab List members om de list criteria in te stellen.

• Klik op de button Set list criteria
   

  

  Het is mogelijk om criteria te gebruiken op Account-niveau en op Contact-niveau. Bijvoorbeeld: je kan een Tag als segment gebruiken om zo een lijst te maken van alle bedrijven die prospect zijn. 

  Voor meer gedetailleerde uitleg over het maken van lijsten in Spotler CRM.
  ➡️Handleiding: Lists

  Gebruik van tags helpt je segmenteren

  Je kan tags gebruiken om eenvoudiger te segmenteren. Maak bijvoorbeeld een tag voor Prospects. Met tags groepeer je contacten en je kunt tags hergebruiken voor toekomstige segmentaties in lijsten. Tags worden toegepast op alle records (Contacts en Accounts).
  ➡️Lees meer over Tags

2. Stel de event registratie in met Momice

Start in Momice door de event webpagina, tickets, emails en QR code te creëren. Wanneer je jouw event hebt ingericht, configureer dan het registratie proces om deelnemers uit te nodigen:  

➡️ Hoe zet je een event op in Momice

➡️ Configureer het registratieproces

Lijst syncen

Wanneer je de functie Sync to Spotler hebt ingeschakeld, wordt je lijst gesynct van Spotler CRM via Spotler Connect naar Momice. De lijst verschijnt binnen enkele minuten in Momice. 

Om de lijst te zoeken en te selecteren ga je naar je Evenement die je hebt opgesteld en vervolgens Registratie.


Klik op + Genodigden toevoegen:


Gebruik Spotler Connect om je lijst op te zoeken en te selecteren. 
Je kan kiezen om een bestaande lijst te updaten of als nieuwe lijst toe te voegen. Het systeem handelt automatisch duplicaten af. 

Markeer de uitgenodigden als geregistreerd en stuur ze de bevestigingsmails.

Wil je meer in detail informatie?

➡️ Leer hoe je bevestigingsmails stuurt 

3. Gebruik de check-in app van Momice

Als je op de dag van het evenement de check-in app van Momice gebruikt om bezoekers in te checken, hoef je geen extra stappen te ondernemen. De deelnemerslijst wordt namelijk al gesynchroniseerd tussen de platforms, dus je hoeft alleen maar de QR-code van de gast te scannen.

Zodra iemand is ingecheckt, wordt deze gast in je eventtool als ‘Aanwezig’ gemarkeerd. Daarnaast worden de aanwezigheidsgegevens automatisch in Spotler CRM bijgewerkt met een nieuwe digitale activiteit: ‘HasAttendedEvent’.

➡️ Handleiding: Check-in Spotler Events by Momice

4. CRM segmentaties en monitoring

Je kan ook in Spotler CRM zien wie er hebben geregistreerd voor je event. Er zijn twee manieren om te checken or iemand aanwezig zal zijn op een event:

• Creëer een tag
  Deze optie gebruik je wanneer je een groep wilt segmenteren.
• Digital Activity details 
  Deze informatie is op account of contact-niveau.

Creëer een tag

Creëer een tag (dynamic) en stel de criteria in. 

• Ga naar Tags

  

• Klik op +Add

• Vul een Tag Name in, selecteer dynamic bij Type en kies bij Object: Daily.

  

• Klik op Save

• Daarna klik je op de button Set tag criteria. Gebruik de criteria: ContactDigitalActivityType en stel in op “WillAttendEvent.” Voeg vervolgens een tweede criteria toe voor de Event ID, zodat je weet om welk event het gaat waar een contact aan deelneemt.

  Het event ID vind je bij de instellingen module in Momice (Onder tab: Basic).

  

  Digital activities zijn altijd nieuw en starten wanneer de koppeling is aangezet

  Dit betekent dat nieuwe registraties alleen in Spotler CRM verschijnen nadat de koppeling met Momice is opgezet. Daarvoor zullen er geen digital activities zichtbaar zijn, omdat ze nog niet bestaan.

Op deze manier, kan je verschillende segmentaties creëren en kan je communiceren met contacten die hebben geregistreerd en niet hebben geregistreerd. 

Digital Activity details 

In Spotler CRM, kan je ook op contact en account-niveau zien wie hebben geregistreerd voor je event. Deze informatie vind je door naar een account of een contact te gaan en op de specifieke digital activity te klikken:  WillAttendEvent. Bijvoorbeeld:

Onder Further Info zie je de Event ID.

4. CRM Rapportages

Als je een overzicht wilt van je evenementactiviteiten en het succes daarvan wilt meten op basis van opkomst, kun je in Spotler CRM een rapport aanmaken. Dit rapport laat zien hoeveel contacten zijn uitgenodigd en hoeveel er daadwerkelijk aanwezig waren.

Rapport: Wie was uitgenodigd voor het event

Kies de lijst van contacten die je hebt uitgenodigd als criterium.

Rapport: Wie heeft deelgenomen aan het event

Selecteer de volgende criteria:
DigitalActivity.FurtherInfo: contains: {number or name event}
DigitalActivity.Type: is one of HasAttendedEvent
Contacts.Lists: is one of {list name}

Aanpak 2 (Registratie vind plaats in Mail+)

1. Creëer een lijst voor genodigden in Spotler CRM
2. Set-up the event registration in Mail+
3. Gebruik de check-in app van Momice (optioneel)
4. CRM segmentaties en monitoring
5. CRM rapportage

1. Creëer een lijst voor genodigden in Spotler CRM

Na een succesvolle integratie, start je met het creëren van een uitgenodigden-lijst in Spotler CRM.

Creëer een lijst

• Ga naar Marketing > Lists

• Klik op +Add

  

• Geef je lijst een naam en zet Type op Dynamic. Een dynamische lijst update automatisch een contact wanneer deze aan de criteria voldoet. Zorg er voor dat je de toggle switcht naar Sync to Spotler. Dit zorgt ervoor dat de lijst naar Momice en Mail+ wordt gesynct. 

  

• Klik op Save.
• Klik op de tab List members om de list criteria in te stellen.

• Klik op de button Set list criteria
   

  

  Het is mogelijk om criteria te gebruiken op Account-niveau en op Contact-niveau. Bijvoorbeeld: je kan een Tag als segment gebruiken om zo een lijst te maken van alle bedrijven die prospect zijn. 

  Voor meer gedetailleerde uitleg over het maken van lijsten in Spotler CRM.
  ➡️Handleiding: Lists

  Gebruik van tags helpt je segmenteren

  Je kan tags gebruiken om eenvoudiger te segmenteren. Maak bijvoorbeeld een tag voor Prospects. Met tags groepeer je contacten en je kunt tags hergebruiken voor toekomstige segmentaties in lijsten. Tags worden toegepast op alle records (Contacts en Accounts).
  ➡️Lees meer over Tags

2. Stel de event registratie in met Mail+

Creëer de event webpagina (formulier en webpagina) en de e-mails in Mail+.

• Creëer een registratie formulier
• Creëer een webpagina
• Creëer event mails en een automation

Creëer een registratie formulier

Start met het creëren van een registratie formulier voor je event. Je hebt voor elk event aan apart formulier nodig in Mail+.

➡️ Leer meer over het maken van formulieren in Mail+

In Mail+ kan je een formulier sluiten op een specifieke datum of na het bereiken van een specifiek aantal deelnemers.

Creëer een webpagina

Creëer een nieuwe webpagina en plaats het registratie formulier op deze pagina. 

➡️ Leer meer over webpagina's in Mail+

Creëer event mails en een automation

Als je het formulier en de webpagina hebt opgezet, dan start je met het maken van de berichten zoals een aanmeldbevestiging.

➡️ Leer meer over het maken van berichten in Mail+

Na het maken van het bericht ga je naar de module Automations om de aanmeldbevestiging in te stellen. Wanneer iemand het registratieformulier invult ontvangt de aanmelder automatisch een aanmeldbevestiging.

➡️ Leer meer over het maken van een Event campagne

3. Gebruik de check-in app Momice (optioneel)

Om de Check-in app van Momice te gebruiken, neem je de volgende stappen:

• Creëer een dynamische lijst in CRM
• Sync de lijst naar Momice
• Stuur bevestigingsmails met de QR-code in Momice

Creëer een dynamische lijst in CRM

Eerst creeer je een lijst met aanwezigen die je synct naar Momice.

• Ga naar Lists
• Klik op + Add

• Vul een logische lijst naam in en kies Type: Dynamic. Verander de toggle naar Yes bij Sync To Spotler.

  

• Klik op Save
• Na te klikken op Save, klik je op Set List Criteria.
• Gebruik de criteria: ContactDigitalActivity.Type is one of: FormWasSubmitted en ContactDigitalActivity.FurtherInfo: contains {form name}
  

Sync de lijst naar Momice

Wanneer je Sync to Spotler hebt ingeschakeld, je lijst wordt gesynct van Spotler CRM door middel van Spotler Connect naar Momice. Klaar om te gebruiken binnen een paar minuten. 

Om de lijst te zoeken en te selecteren ga je naar je Evenement die je hebt opgesteld en vervolgens Registratie.

Klik op +Genodigden

Gebruik Spotler Connect om de lijst te zoeken en te selecteren (bijvoorbeeld: Momice General Guest List).

Je kunt er voor kiezen om een een bestaande lijst te updaten of een nieuwe lijst toe te voegen. Het systeem herkent automatisch duplicaten en verwerkt deze.

Stuur bevestigingsmails met de QR-code in Momice

Markeer de uitgenodigden als geregistreerd en stuur ze de bevestigingsmails. 

Wil je meer informatie in detail?

➡️ Leer hoe je bevestigingsmails stuurt

➡️ Handleiding: Check-in Spotler Events by Momice

4. CRM segmentaties en monitoring

Je kan ook in Spotler CRM zien wie er hebben geregistreerd voor je event. Er zijn twee manieren om te checken or iemand aanwezig zal zijn op een event:

• Creëer een tag
  Deze optie gebruik je wanneer je een groep wilt segmenteren.
• Digital Activity details 
  Deze informatie is op account of contact-niveau.

Creëer een tag

Creëer een tag (dynamic) en stel de criteria in. 

• Ga naar Tags

  

• Klik op +Add

• Vul een Tag Name in, selecteer dynamic bij Type en kies bij Object: Daily.

  

• Klik op Save

• Daarna klik je op de button Set tag criteria. Gebruik de criteria: ContactDigitalActivityType en stel in op “FormWasSubmitted”. Voeg vervolgens een tweede criteria toe voor de naam van het formulier, zodat je kan identificeren om welk event het gaat waar een contact aan deelneemt.
  

   

  Digital activities zijn altijd nieuw en starten wanneer de koppeling is aangezet

  Dit betekent dat nieuwe registraties alleen in Spotler CRM verschijnen nadat de koppeling met Mail+ is opgezet. Daarvoor zullen er geen digital activities zichtbaar zijn, omdat ze nog niet bestaan.

Op deze manier, kan je verschillende segmentaties creëren en kan je communiceren met contacten die hebben geregistreerd en niet hebben geregistreerd. 

Digital Activity details 

In Spotler CRM, kan je ook op contact en account-niveau zien wie hebben geregistreerd voor je event. Deze informatie vind je door naar een account of een contact te gaan en op de specifieke digital activity te klikken:  FormWasSubmitted. Bijvoorbeeld:

Onder Further Info zie je de Event ID en de naam van het formulier.

5. CRM rapportages

Als je een overzicht wilt van je evenementactiviteiten en het succes daarvan wilt meten op basis van opkomst, kun je in Spotler CRM een rapport aanmaken. Dit rapport laat zien hoeveel contacten zijn uitgenodigd en hoeveel er daadwerkelijk aanwezig waren.

Rapport: Wie was uitgenodigd voor het event

Kies de lijst van contacten die je hebt uitgenodigd als criterium.

Rapport: Wie heeft deelgenomen aan het event

Selecteer de volgende criteria:
DigitalActivity.FurtherInfo: contains: {number or name event}
DigitalActivity.Type: is one of HasAttendedEvent
Contacts.Lists: is one of {list name}